Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Protocol
Vereniging Nederland–Noorwegen (VNN)
Vanaf 25 mei 2018 is de AVG van toepassing, deze privacywetgeving geldt voor de gehele Europese Unie. Voor het verwerken van persoonsgegevens moet men een wettelijke grondslag hebben.
Er zijn drie typen persoonsgegevens:
1 gewone
2 bijzondere
3 strafrechtelijke
Het beschermingsniveau van de gegevens neemt toe van 1 naar 3.
De AVG is van toepassing op de VNN.
Wij verzamelen gewone gegevens van onze leden:
-NAW (naam, adres, woonplaats)
-E-mail adres
-Telefoonnummer
-Aanmeldingsdatum als lid
Van de 6 grondslagen waarop wij ons kunnen baseren zijn er twee van toepassing waarom wij gegevens verzamelen en beheren:
-Toestemming van betrokken personen (door aanmelding als lid).
-Noodzakelijk voor de behartiging van ledenbelangen.
Voor de toestemming geldt dat deze vrijelijk gegeven is door middel van een duidelijke ondubbelzinnige handeling: het invullen van een aanmeldingsformulier en het betalen van de jaarlijkse contributie.
De VNN is gebonden zich te houden aan het Privacy Reglement dat gepubliceerd is op de website van de VNN. Dit reglement vloeit voort uit de verplichtingen vervat in de AVG.
De NAW-gegevens van de leden van de VNN worden gebruikt om de leden te informeren over verenigingsactiviteiten en voor de verzending van het blad Kontaktlinjen.
Voor de verzending van Kontaktlinjen is een andere partij ingeschakeld (een verwerker) die, onder in een verwerkingsovereenkomst vastgelegde voorwaarden, de NAW-gegevens van de VNN gebruikt.
NAW-gegevens worden niet gedeeld met en/of verkocht aan derden.
De NAW-gegevens worden op een beveiligde computer/gegevensdrager beheerd door de penningmeester/ledenadministrateur. Deze is tevens functionaris gegevensbescherming.
De secretaris heeft op een beveiligde computer/gegevensdrager de beschikking over een kopie van het NAW-bestand.
De leden kunnen via het secretariaat inzage krijgen in de van hen vastgelegde gegevens en hebben het recht deze te wijzigen of te laten wissen.
De VNN verwijdert binnen 6 maanden alle gegevens van leden die geen lid meer zijn van de VNN.
Het bestuur van de Vereniging Nederland-Noorwegen
PRIVACY VERKLARING
Vereniging Nederland-Noorwegen
mei 2018
Deze privacy verklaring, opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), is van toepassing op alle persoonsgegevens en alle handmatige of geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens welke de Vereniging Nederland-Noorwegen, hierna te noemen de VNN, ten behoeve van haar leden zelfstandig uitvoert of door verwerkers op basis van een Verwerkersovereenkomst laat uitvoeren.
In deze privacy verklaring staat beschreven voor welke doeleinden en door wie persoonsgegevens worden verwerkt, wie verantwoordelijkheid draagt en op welke wijze de rechtmatigheid van deze verwerkingen en de bescherming van de persoonsgegevens is geborgd.
Lees deze privacy verklaring aandachtig door alvorens u de VNN toestemming geeft uw persoonsgegevens in lijn met deze privacy verklaring te verwerken.
Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is de Penningmeester/Ledenadministarteur van de VNN
De VNN heeft als Functionaris Gegevensbescherming de Penningmeester/Ledenadministrateur aangesteld.
Beginselen gegevensverwerkingen
De VNN verplicht zich er als verwerkingsverantwoordelijke toe dat persoonsgegevens van de leden:
worden verwerkt op een wijze die rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
voor bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt;
toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd; alle redelijke maatregelen moeten worden genomen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren;
worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is;
door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Gegevensverwerkingen
De VNN voert als verwerkingsverantwoordelijke zowel handmatige als geautomatiseerde gegevensverwerkingen van persoonsgegevens uit. Dit uitsluitend ter ondersteuning van de door de leden met de VNN overeengekomen diensten en/of producten:
Toezenden Kontaktlinjen
Informatie over activiteiten van de VNN
Nieuwsbrieven (alleen met nadrukkelijke toestemming)
Persoonsgegevens
De VNN verwerkt ten behoeve van de onder punt 3 beschreven gegevensverwerkingen de volgende persoonsgegevens:
Voorletters, tussenvoegsel, achternaam
Adres, postcode, woonplaats
E-mail adres
Telefoonnummer
Betrokkenen
De VNN verwerkt de onder punt 4 beschreven persoonsgegevens ten behoeve van haar dienstverlening aan de volgende categorieën van betrokkenen:
– Bestuursleden
Verwerkers
De VNN versterkt van betrokkenen verkregen persoonsgegevens op basis van een Verwerkersovereenkomst aan Bureau Contrapunt voor de productie en verzending Kontaktlinjen.
Derden
De VNN verstrekt geen persoonsgegevens aan andere partijen (derden), tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten.
Rechtmatigheid
De VNN draagt als verwerkingsverantwoordelijke zorg voor rechtmatige verwerking van de persoonsgegevens van de leden door te voldoen de onderstaande voorwaarden:
Het lid heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens door zijn lidmaatschap van de VNN.
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij het lid partij is om geïnformeerd te worden over de activiteiten van de VNN en het ontvangen van Kontaktlinjen.
Maatregelen
De organisatie treft als verwerkingsverantwoordelijke passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd gegevensbeveiliging te waarborgen, die, waar passend, onder meer het volgende omvatten:
Bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen;
Niet meer persoonsgegevens vast te leggen dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking;
Het niet langer dan noodzakelijk bewaren van persoonsgegevens;
Het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking.
Rechten
De VNN respecteert en voorziet in de volgende rechten van de leden met betrekking tot van toepassing zijnde verwerkingen van persoonsgegevens:
Inzage: Het lid heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke inzage te verkrijgen over voor het lid van toepassing zijnde verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder informatie over de verwerkingsdoeleinden, rechtmatigheid van de bewerkingen, derden, opslagtermijnen en maatregelen gegevensbescherming;
Rectificatie: Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking heeft het lid het recht rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken;
Gegevenswissing: Het lid heeft het recht van de verwerkingsverantwoordelijke wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen en de verwerkingsverantwoordelijke is verplicht persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen;
Overdraagbaarheid: Het lid heeft het recht de hem betreffende persoonsgegevens, die hij aan een verwerkingsverantwoordelijke heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen, en hij heeft het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen;
Beperking: Het lid heeft het recht van de verwerkingsverantwoordelijke een tijdelijke beperking van de verwerking te verkrijgen, gedurende welke de verwerkingsverantwoordelijke alleen met toestemming van de betrokkene bewerkingen op betreffende gegevens mag uitvoeren;
Geautomatiseerde besluitvorming: Het lid heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft
Bezwaar: Het lid heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens. De verwerkings-verantwoordelijke staakt de verwerking van de persoonsgegevens tenzij hij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene.
Voor de uitvoering van een of meerdere van bovenstaande rechten neemt u contact op met de verwerkingsverantwoordelijke.
Plichten
De VNN faciliteert als verwerkingsverantwoordelijke in het kader van haar onderstaand beschreven plichten de tijdige en correcte uitoefening van de rechten van de leden:
Verantwoordingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke treft en onderhoud passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat verwerking in overeenstemming met de wet wordt uitgevoerd.
Kennisgevingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke stelt iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van elke rectificatie of wissing van persoonsgegevens of beperking van de verwerking.
Registerplicht: verwerkingsverantwoordelijke onderhoud een register van gegevensverwerkingen welke voorziet in een actueel overzicht van verwerkingsdoeleinden, categorieën persoonsgegevens, betrokkenen, ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen.
Geheimhoudingplicht: verwerkingsverantwoordelijke hanteert geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens die hij heeft verkregen.
Meldingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke documenteert en meldt elk datalek welke zich in het kader van haar gegevensverwerkingen voor doet. Met deze documentatie moet de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kunnen controleren of aan de meldingsplicht is voldaan.
Toestemming
Om van onze diensten gebruik te blijven maken vragen wij u aandachtig kennis te nemen van deze privacy verklaring.
Indien u niet akkoord gaat met de verklaring verzoeken wij u contact op te nemen met de secretaris van de VNN.
Bij geen reactie geeft u de organisatie uitdrukkelijk toestemming uw persoonsgegevens in lijn met deze privacy verklaring te verwerken.
Contact
Voor de contact gegevens van de VNN verwijzen wij naar het meest recente nummer van Kontaktlinjen. Op de laatste pagina staan de actuele gegevens.
Het bestuur Vereniging Nederland-Noorwegen